En el post de hoy vamos a hablar sobre qué son y cómo implementar los ciclos de Feedback o Feedback Loops de Kanban a través de las siete cadencias de Kanban.
Cualquier persona que esté dentro del sector IT (o incluso, hoy en día, también en otros sectores) conoce, en menor o mayor medida, Kanban. ¿Seguro? Kanban va mucho más allá de poner columnas en un tablero y mover post-its de una a otra (realmente el tablero es sólo una herramienta para cumplir uno de los principios de Kanban). Son muchas piezas que poner a funcionar hasta conseguir un sistema Kanban completo (y un arduo camino hasta lograrlo). Por ello, vamos a ir desgranando diferentes partes de este sistema. Concretamente, vamos a diseccionar una de sus prácticas: los ciclos de Feedback o Feedback Loops de Kanban.
¿Qué es la cadencia en Kanban?
Antes de entrar en cómo articular estos ciclos, Kanban define el concepto de «cadencia«. ¿Qué es una cadencia? Si nos vamos al significado que la RAE nos da de esta palabra podremos encontrar que se refiere a Cadencia como un «ritmo» o «repetición». Por ello, para crear este ritmo de feedback, una cadencia en Kanban se refiere al periodo de tiempo entre cada evento.
Un ejemplo: en Scrum si tenemos Sprints de dos semanas, la cadencia en este caso será de, valga la redundancia, dos semanas; y los eventos que se repiten cada dos semanas (Review, Planning, Retro, etc) tendrán una cadencia de dos semanas. Sin embargo, la Scrum Daily tendrá una cadencia diaria. Por otro lado, a cada evento que se repite, también se le puede llamar cadencia, como haremos en este post.
¿Cómo funcionan los Feedback Loops de Kanban?
Se definen siete cadencias que veremos en detalle a continuación. Todas estas cadencias tienen en común lo siguiente:
- Input: recibe feedback de otra u otras cadencias. Información generada en otras cadencias que puede ser interesante.
- Output: de cada cadencia se genera información (del tipo que sea) que podrá ser el input de otra.
¿Cómo implementar Feedback Loops a través de las cadencias de Kanban?
Las siete cadencias de Kanban se conectan entre ellas formando un completo (y complejo) sistema de retroalimentación de feedback como el siguiente:
A continuación vamos a resumir la finalidad de cada uno de estos eventos:
Replenishment Meeting
Cadencia semanal. Esta reunión tiene como objetivo compartir, entender, establecer prioridades y acordar el siguiente trabajo a abordar. Todos aquellos elementos que se hayan priorizado pasarán a rellenar (de ahí el nombre) la columna de «commitment» de nuestro board de trabajo. En este punto es donde se acuerda entre equipo y negocio o usuario final qué elementos nos comprometemos a entregar según cadencia.
Kanban Meeting
Cadencia diaria. En esta reunión el equipo evalúa el trabajo en curso (de la forma y manera que se establezca) y, sobre todo, identifica tanto impedimentos como posibles acciones de mejora sin tener que esperar a una retrospectiva. Este feedback servirá a otras cadencias para que el proceso vaya mejorando continuamente (el famoso Kaizen del que todo el mundo habla).
Service Delivery Review
Cadencia quincenal. Para aquellas personas que estén familiarizadas con las retrospectivas, va en esa línea. En esta reunión se revisan métricas, acontecimientos, feedback, etc., con el objetivo de mejorar el sistema. Se podrán cambiar las políticas explícitas, ajustar los límites del trabajo en curso y tomar cualquier acción que potencie, de nuevo, la mejora continua.
Service Delivery Planning
Cadencia especial, ya que su frecuencia depende del ritmo de entrega que tengamos hacia el cliente. Es posible que al principio la frecuencia sea menor y vaya aumentando conforme el proyecto esté más desarrollado. En ellas se planifica y se hace seguimiento de las entregas.
Strategy Review
Cadencia trimestral. Esta es una reunión a nivel de organización, va más allá del equipo. En esta reunión se revisa la capacidad de la compañía: servicios actuales, estado, relación con clientes, identidad, etc. Cualquier aspecto que ayude a que la organización logre antes y mejor sus grandes objetivos. Como recibirá el feedback de las cadencias de cada servicio, dispone de toda la información necesaria para tomar decisiones importantes.
Operations Review
Cadencia mensual. Como la anterior, esta reunión es a nivel de organización. Sin entrar en muchos detalles se valora la capacidad de cada servicio, la demanda y la opción de ampliar o disminuir estos servicios según sea necesario.
Risk Review
Cadencia mensual. Una de las reuniones más importantes. En este punto se identifican, analizan y estudian los posibles riesgos que pueden mandar al traste tanto las entregas como, igual de relevante, el ritmo de entrega. Se suele diseñar un plan de mitigación en caso de riesgo indicando quién es la persona responsable, cómo y el qué.
Conclusión
La frecuencia que nos indica Kanban es siempre sugerida; es decir, puedes (y debes) cambiarlas en función de tu contexto, respetando siempre la proporcionalidad (si el Kanban Meeting lo pasas a una cadencia mensual, y la Strategy Review a diaria, no tiene sentido). También es muy importante respetar el flujo de retroalimentación.
Un último consejo: no empieces la casa por el tejado. Implementar este esquema de Feedback Loops de Kanban es complejo y lleva muchos actores implicados. Intenta ir implementando aquellas que estén dentro del alcance del equipo para, posteriormente, ampliarlas a la organización.
Si te has quedado con ganas de más, ¡visita nuestro vídeo de YouTube donde te explicamos con más detalle en qué consiste Kanban!