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Qué es un post mortem
Un post mortem es una herramienta que suele utilizarse al final del desarrollo de un proyecto para documentar qué ha fallado, los impactos y las lecciones aprendidas. Yo suelo utilizarlo cuando como equipo durante el sprint tenemos alguna situación complicada en la que todos corremos a tratar de resolver lo antes posible. Pero puede utilizarse perfectamente como artefacto de una retrospectiva de Release.
La idea del post mortem es hacer públicos nuestros fallos, documentando las acciones emprendidas y las consecuencias de estas. Al hacerlos públicos y compartir nuestra experiencia no solo aprendemos como equipo, sino que compartimos con la organización información que evita cometer esos mismos fallos e implementar mejores procesos en el futuro.
La técnica del post-mortem puede usarse en infinidad de procesos creativos y como ya se ha mencionado, puede estar vinculada a las retrospectivas que se hacen en las metodologías ágiles, pero también se adapta a cualquier otra metodología de desarrollo. Como en toda retrospectiva, la idea no es buscar culpables, sino buscar cuales fueron los procesos que fallaron y por ende una oportunidad de mejora.
Participantes en una reunión post mortem
En este tipo de reuniones es bueno contar con el equipo y todas aquellas personas que de alguna manera se han visto implicadas en el proyecto o la situación conflictiva. No hay que olvidar que el objetivo es aprender de nuestros errores y es importante contar con distintas perspectivas.
La presencia de un facilitador, o de alguien que sea bueno gestionando reuniones y tomando notas, ayudará a la eficacia de la reunión, ya que, por la naturaleza de estas, estas reuniones no suelen ser fáciles de encauzar.
La actitud de los asistentes es de vital importancia para el éxito de la sesión post mortem, no importa de quien haya sido “la culpa”, la responsabilidad debe ser compartida, ya que muy probablemente el problema haya surgido por desconocimiento, falta de información o ayuda insuficiente o simplemente falta de previsión de las herramientas y los procesos disponibles en el momento.
Estructura de la sesión
- Breve introducción del proyecto o del error: Fijar el contexto en que se ha producido la situación.
- Línea temporal desde que se originó el problema: Describir cómo se detectó el problema, persona que lo ha reportado, etc. El objetivo es obtener todos los detalles.
- Análisis de las causas del problema: Determinar los errores que hubo, la transparencia es vital en este análisis, ya que las causas pueden ser de distinta índole, problemas de comunicación, uso incorrecto de las herramientas, mala implementación, falta de análisis, entre otras.
- Impacto: Afectación desde que se originó hasta que se implantó la solución, si es con datos concretos mejor. Una vez más hay que ser honestos con los datos ya que pueden ser requeridas métricas de afectación.
- Acciones llevadas a cabo para resolver el problema: Explicaremos en la línea temporal las acciones llevadas a cabo independientemente del éxito que se haya tenido. Lo importante es reflejar todo lo que se hizo incluso aquellas acciones paliativas o temporales y finalmente las acciones llevadas a cabo que llevaron a la resolución definitiva del problema.
- Acciones para que no vuelva a ocurrir: Pueden ser acciones a corto o largo plazo, tanto técnicas como de procesos, que aporten valor. Lo fundamental es evitar que vuelva a producirse ese mismo tipo de problemas en producción y en caso de que así sea, saber cómo actuar.
- Lecciones aprendidas: Estos dos últimos puntos son los más importantes, el equipo comparte su experiencia con el resto de la organización. Es importante que todo quede documentado. La mente humana es frágil y tiende a olvidar rápidamente.
Beneficios que sacamos del post mortem
El mayor beneficio es el aprendizaje continuo que conlleva una mayor eficiencia. Pero además hay otros beneficios que son importantes para el equipo.
- Transparencia: Se comparten diferentes puntos de vista cada uno desde su perspectiva.
- Sentimiento de unión y camaradería en el equipo. Celebrar juntos las pequeñas y grandes victorias como equipo ante una situación adversa.
- Este tipo de reuniones también ayudan a identificar los problemas de comunicación que afrontan los equipos.
En conclusión, los sesiones post mortem son una herramienta muy poderosa cada vez que terminamos un proyecto o afrontamos una situación complicada, los aprendizajes que saquemos del mismo, contribuirán a una mejor planificación de los trabajos futuros ya que evitaremos cometer los mismos errores, contribuyendo así que nuestros procesos sean cada vez más eficientes.
¿Conocías estas sesiones? ¿Has participado en ellas alguna vez? Cuéntanos en redes sociales y mantente al día sobre este tema y otros en nuestro canal de YoutTube. ¡Suscríbete!