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Cómo crear un tablero Kanban en Trello en 5 pasos

Crear un tablero Kanban en Trello

Te mostramos paso a paso cómo crear un tablero Kanban en Trello, una de las mejores herramientas para implementar Kanban online. Kanban es un método de gestión del trabajo muy visual que promueve una mayor eficiencia y la entrega de más valor a los clientes. Para aplicarlo, se debe representar el flujo de trabajo en un tablero, que permita planificar y seguir las tareas. 

En equipos distribuidos, cada vez más habituales en industrias como la del desarrollo de software, se hace necesario utilizar tableros virtuales. En estos casos, Trello es una excelente alternativa. Su gran versatilidad nos permite implementar los aspectos fundamentales que debe incluir un tablero Kanban. ¡Vamos a ver cómo crear un tablero Kanban en Trello en 5 pasos!

Crear un tablero Kanban en Trello paso a paso

A continuación, veremos cómo montar un tablero Kanban en Trello:

Representar estados en Trello

El primer paso para crear un tablero Kanban en Trello es pintar los estados, las distintas fases del flujo de trabajo. En Trello, un estado es una columna. Por lo que lo primero que debemos hacer es crear las diferentes columnas de nuestro tablero. 

Para que nuestro ejemplo tenga una cierta complejidad, no nos limitaremos a representar los tres estados básicos (“To do”, “Doing” y “Done”), sino que crearemos seis de los estados más habituales en proyectos de desarrollo de software:

Además de estos estados, es conveniente crear subestados, para reflejar situaciones en las que nuestras tareas no avancen en el flujo de trabajo (conviene recordar que Kanban defiende que hay que finalizar tareas antes de empezar nuevas), como bloqueos o dependencias. En Trello hay varias formas de representarlos:

Estados y subestados de un tablero Kanban en Trello.
Tareas bloqueadas en un tablero Kanban en Trello con enlace a otro tablero.

Señalar el compromiso y la entrega

Para medir la eficiencia de nuestro sistema, es decir, poder obtener métricas acerca de aspectos como el tiempo que el equipo emplea en sacar adelante el trabajo, es necesario señalar en nuestro tablero Kanban los puntos de commitment (compromiso) y delivery (entrega).

El compromiso marca el momento en el que empieza a contar el tiempo, en el que el equipo comienza a trabajar. Mientras que el punto de entrega es el momento en el que el trabajo se considera entregado (suele coincidir con el final, aunque no siempre es así).

En Trello, podemos señalar visualmente los puntos de commitment y delivery dentro del título de los estados donde los localicemos. Así, en este ejemplo escribiríamos:

Representación de los puntos de compromiso y entrega en un tablero Kanban en Trello.

Limitar el trabajo en curso en un tablero Kanban en Trello

Limitar el trabajo en curso (WIP) es uno de los principios básicos de Kanban, que resulta de gran utilidad para desvelar ineficiencias en nuestro proceso, como cuellos de botella. Para crear límites WIP en Trello, existen numerosos plugins (power-ups) que nos permiten hacerlo. En este ejemplo utilizaremos Kanban WIP by Corrello.

Límites WIP en un tablero Kanban en Trello.

Es muy fácil de utilizar. Como se ve en la imagen, debemos señalar simplemente la columna y el límite de tareas que queremos establecer en ella. Eso sí, este plugin sólo muestra visualmente la restricción (en naranja cuando la alcancemos y en rojo cuando la superemos), pero no impide que te saltes el límite.

Configuración de límites WIP en Trello.

Conviene tener en cuenta que esta extensión funciona contando las tarjetas que hay en cada columna. Por lo que si utilizamos subestados, como es nuestro caso, debemos contemplarlos a la hora de configurar el límite. Una buena forma de que esto no ocasione confusión es indicarlo en el título de la columna y/o en las políticas explícitas, que, como veremos en el siguiente apartado, son un elemento fundamental de nuestro tablero Kanban en Trello.

Incluir las políticas explícitas

Las políticas explícitas son las normas de funcionamiento del sistema y se pueden crear a distintos niveles, por estados (columnas) o por sistema, afectando a todo el tablero. Su finalidad es que cualquier persona pueda ver y entender rápidamente cómo funciona el sistema. 

En Trello, podemos señalar las políticas explícitas de la siguiente forma:

Políticas explícitas de columna en un tablero Kanban en Trello.
Políticas explícitas de sistema en un tablero Kanban en Trello.

Crear clases de servicio en Trello

Las clases de servicio son una forma de categorizar las tareas. La forma de crear clases de servicio en Trello es mediante sus etiquetas de colores y sus campos de fecha. Así, en este ejemplo definimos las siguientes:

Clases de servicio en un tablero Kanban en Trello.

Crear una tipología de tareas en Trello es de gran utilidad para priorizarlas adecuadamente y para hacer el seguimiento de las mismas utilizando los filtros que proporciona la herramienta (por etiqueta o por fecha). Una buena práctica es incluir estas clases también en las políticas explícitas.

Tablero Kanban en Trello con tareas priorizadas por tipo.

Conclusión

Trello es una potente herramienta para implementar Kanban, con numerosas funcionalidades y opciones para montar un completo tablero Kanban. En este artículo hemos visto cómo crear un tablero Kanban en Trello paso a paso, para que puedas mejorar la eficiencia en tus procesos de trabajo utilizando este método.

Si te resulta más sencillo seguir estas instrucciones en formato vídeo, te recomendamos que veas el webinar que impartimos recientemente para aprender a montar un tablero Kanban en Trello:

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