Hoy os traemos unos trucos de experto en Trello para exprimir al máximo nuestro rendimiento. El auge del teletrabajo por la crisis de la COVID-19 ha vuelto a colocar a la productividad en el centro del debate. Por suerte, son muchas las herramientas que hoy en día tratan de ayudarnos a sacar más partido a nuestro tiempo cuando trabajamos y en nuestra vida privada. ¡Y una de ellas es Trello!
Si no la conoces todavía, Trello es una herramienta visual, sencilla y flexible que facilita el trabajo en equipo, reduciendo el volumen de e-mails necesario para sacar adelante un proyecto. Se usa fundamentalmente para el seguimiento de procesos mediante la creación de tableros, listas (flujo de trabajo o categorías) y tarjetas (tareas). No obstante, también es útil para almacenar y compartir recursos entre los distintos miembros del equipo, así como para ordenar la agenda y planificar reuniones.
Qué vas as ver en esta entrada
Utilizar atajos de teclado de Trello
La forma más rápida de ahorrar tiempo es utilizar los atajos de teclado de Trello cuando trabajamos. Por ello, el primer truco de experto en Trello para ser más productivo es emplearlos. Entre los más usados está la ‘B’, que te conduce al menú de tableros para que puedas localizar todos de un vistazo. Desde la plataforma de la aplicación han desarrollado una infografía con todas las teclas de acceso rápido. Aunque son sencillas de recordar, no es necesario que las memorices todas. Clicando la interrogación de cierre (‘?’) se muestra el listado completo.
Usar las búsquedas avanzadas
También, son muy útiles los operadores de búsqueda especiales para localizar al instante tarjetas o personalizar listas. Así, entre otras, se pueden realizar búsquedas negativas, que excluyen términos, o dentro de un determinado tablero o listado; localizar tarjetas asignadas a un miembro concreto del equipo; o que vencen en un periodo de tiempo.
Aprovechar otras funcionalidades de Trello
Existen además numerosas funcionalidades sencillas que pueden hacernos ganar tiempo y dedicar menos esfuerzo en algunas acciones. Por ejemplo, crear distintas tarjetas a partir de listas, hojas de cálculo o correos electrónicos y adjuntar tableros y tarjetas de proyectos relacionados, para que el equipo pueda acceder rápidamente al espacio donde se está realizando el trabajo. También resulta muy interesante seguir listas o tableros para estar al tanto de la actividad que nos interesa, pero de la que no estamos encargados.
Integrar Trello con otras aplicaciones
Llevar a cabo un proyecto requiere utilizar al mismo tiempo diversas aplicaciones, lo que descentraliza la información y dificulta las labores de coordinación. Por ello, otro de los trucos de experto en Trello más útiles es añadir Power-Ups a tu tablero, que te permiten guardar y acceder a todos los datos en un mismo espacio y disponer de todo el trabajo que el equipo está realizando en un vistazo, al integrar tu actividad en otros entornos.
Hay más de cien Power-Ups en Trello, a los que se suman los miles que su comunidad ha desarrollado. Sus funcionalidades son diversas: algunos permiten personalizar las tarjetas, como el de Campos personalizados, mientras que otros incorporan funciones de automatización, como el Repetidor de tarjetas, o de organización, como el de Calendario.
Uno de los más utilizados es Slack, que permite enviar tarjetas directamente a tus canales de conversación, así como recibir las notificaciones y recordatorios de Trello en el canal de Slack que prefieras. Si se vinculan los dos equipos podrán trabajar de forma ininterrumpida en las dos plataformas. También es muy útil el Power-Up de Google Drive, que permite adjuntar y disponer de archivos y carpetas actualizados en todo momento en las tarjetas, o el de Salesforce, para gestionar relaciones con clientes de forma efectiva.
Eso sí, la versión gratuita de Trello sólo permite tener habilitado un Power-Up por tablero. Para aplicar un número ilimitado, debemos recurrir a los planes de pago. Además, se puede personalizar aún más la experiencia a través de extensiones de navegador, complementos y conectores de Trello, como Zapier e IFTTT, que permiten automatizar la creación de tarjetas a partir de correos electrónicos de Gmail, de notas de Evernote o de eventos en Google Calendar.
Automatizar tareas repetitivas
A lo largo de este post hemos visto distintas opciones para automatizar tareas repetitivas o tediosas con el fin de ganar tiempo y ser más productivos. Además de ellas, Trello dispone del programa Butler, que ofrece opciones muy interesantes para agilizar procesos de trabajo mediante la implementación de reglas y sin necesidad de programar.
El establecimiento de una regla es sencillo, sólo debemos completar los campos para determinar qué queremos que suceda cuando se lleva a cabo una acción específica en el tablero (por ejemplo, mover una tarjeta a la lista de ‘terminado’). Así, las reglas generan una reacción automática (como archivar la tarjeta), funcionando en todo el tablero para el resto de miembros que en él trabajan.
Asimismo, Butler permite crear automatizaciones personalizadas para tarjetas y tableros y ofrece sugerencias de automatización personalizadas en función de las tareas que repites más a menudo en tus tableros. Las opciones de automatización de Butler están disponibles para todos los usuarios de Trello, con algunas más avanzadas para las versiones Businness Class y Enterprise, de pago.
Vídeo con los mejores trucos de Trello
En este vídeo puedes repasar los trucos en Trello que te serán más útiles:
Conclusión
Como puedes ver, hay muchas formas de ahorrar tiempo utilizando Trello. En este post hemos recogido algunos trucos de experto para sacar el máximo partido a esta sencilla herramienta, pero existen muchos más. Encontrarás más fórmulas para ser más productivo usando esta herramienta en el tablero de consejos y trucos de Trello.
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