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El complejo arte de priorizar y las mejores técnicas para mejorar tu productividad

 
¿Tienes la sensación de que no llegas a todo? ¿te planteas objetivos constantemente y no llegas a ellos? Sin embargo, sabes que estás esforzándote en ello y el tiempo no para de pasar. No te preocupes, no estás solo.
¿Significa que no llegar a mis objetivos marcados es que no eres productivo? No. ¿Significa que si estás más horas sentado delante del PC eres más productivo? Tampoco. Analicemos un poco la palabra en común de ambas preguntas: productividad.
 

 

Cuando hablamos de mejorar la productividad, ¿a qué nos referimos exactamente?

Normalmente solemos hacer referencia a dos aspectos:

  • Efectividad: no desperdiciar esfuerzo y elegir correctamente las tareas a realizar y cuándo.
  • Eficiencia: realizar tareas en el menor tiempo posible con la mayor calidad posible.

 
Y un tercer aspecto que he aprendido con el tiempo: la obtención de valor de la tarea. De nada nos vale ser efectivos y eficientes si no generamos valor. Es aquí donde la productividad y la mejora de ella está muy ligada a un enfoque Lean. Con una mentalidad Lean se busca mejorar la eficiencia de los procesos, sin perder el foco en la persona, centro de estos procesos (Kanban nos lo recuerda cuando nos dice que gestionemos trabajo, no personas).
 

¿Cómo priorizar?

Existen multitud de técnicas para mejorar nuestra productividad que iremos desgranando en distintos posts, pero aquí nos centraremos en el “complejo” arte de priorizar. Porque sí, priorizar, ya sea en ámbito profesional o personal, es complicado. Es por ello por lo que el rol de Product Owner bien ejecutado es tan complejo.
Un clásico ejemplo de mala priorización son los «urgentes» y los «para ayer». Seguro que lo has oído antes, pero recuerda que, si todo es urgente, nada lo es. El concepto de urgencia pierde su fuerza ya que todo pasa por el mismo aro y podemos malgastar esfuerzos en tareas que realmente no lo son. A esto añade que, si no es urgente, pero todo es importante, de nuevo, nada lo es.
 
Otra clásica técnica poderosa, muy utilizada para la priorización de tareas de un backlog de producto, es la técnica MoSCoW, donde cada elemento de trabajo o tarea se categoriza en una de las siguientes partes.
 
técnicas para mejorar la productividad
 

Técnica MoSCoW:

  • Must: La categoría con más prioridad, cualquier elemento aquí tiene prioridad sobre los demás (¡ojo! no caer en el error de que todo sea Must porque entonces… nada lo sería.
  • Should: Tarea que debería ser completada, una vez no haya Musts. Es de obligado cumplimiento, pero menos urgente/importante que la categoría anterior.
  • Could: Tareas que sería deseable que se realizaran, pero no por ello bloqueantes para las anteriores ni prioritarias a futuras urgencias.
  • Wont: esta es la categoría revelación. Porque sí, hay tareas que, aunque identificadas, realmente no hay por qué hacerlas. Aquí entra el criterio de cada uno de por qué una tarea no se realiza: no aporta valor, no gano dinero, no gano felicidad, etc.

¿Quieres seguir mejorando tu productividad? No te pierdas nuestros siguientes posts. Daremos un par de técnicas más para la priorización y consejos para la mejora de gestión del tiempo.
 

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